Conheça as etapas da implementação ERP com SAP Business One

1.- Fase de organização

Na hora de realizar a implementação de um ERP existe uma primeira fase de organização. Esta é a fase em que devem ser dispostos todos os recursos técnicos e humanos que são requeridos para o projeto de implementação de um ERP. Para isso, é necessário estar em contato com o fornecedor do serviço e, ao mesmo tempo, planejar todas as atividades que serão realizadas durante o processo em que o software será integrado na infraestrutura da empresa.

Neste ponto, é bom estabelecer um organograma em que se ordenem as atividades que serão realizadas, bem como preparar uma agenda com cada uma das fases do projeto. Esta é uma boa forma de inaugurar esta nova etapa com todas as garantias e com a máxima eficiência possível.

2.- Fase de análise para a implementação de um ERP

A segunda fase é chamada de análise. Nesta etapa de implementação de um ERP deve-se levar em conta o planejamento de uma equipe, bem como sua organização para poder implementar corretamente a ferramenta no seio da empresa. Para isso, deve-se realizar uma análise de cada uma das funções que cada departamento tem dentro da empresa. Para fazer isso, pode-se confeccionar uma lista de cada um de seus processos e de cada uma das tarefas onde o ERP será relevante.

Também é nesta fase que se define o alcance do projeto e quando são gerados diagramas para cada uma das áreas de operação da empresa. Sempre deve-se levar em conta que é necessário focar todas as tarefas para um trabalho conjunto com o qual se possam implementar políticas comuns. Elas são precisamente as que permitirão cumprir com um projeto a médio e longo prazo na fase de integração do ERP.

3.- Fase de implementação do ERP

Poderíamos definir as duas etapas anteriores como etapas de preparação para introduzir o ERP na empresa. No entanto, esta terceira fase é propriamente a indicada para implementá-lo na empresa. O que se faz nela é instalá-lo e configurá-lo para as funções e tarefas desejadas dentro da empresa. Devemos cumprir com a configuração que nossa empresa requer para suas tarefas e, ao mesmo tempo, adaptar essa configuração à natureza e características da nossa companhia. Esta fase deve ser feita independentemente do tamanho da empresa. Para isso, é sempre recomendável contar com a assessoria do fornecedor. Dessa forma, nos asseguraremos de tirar o máximo proveito do programa para poder cobrir as necessidades que a companhia e suas equipes têm.

4.- Início do ERP

A quarta fase é aquela em que o ERP começa a funcionar dentro da empresa. É uma fase em que a principal tarefa consiste em validar todas as ações e verificar se todas funcionam conforme o desejado e esperado. Por isso, poderíamos definir esta fase como aquela em que os resultados são vistos de forma prática com base nas estimativas que havíamos feito previamente.

Nesta fase, é fundamental que cada um dos membros de cada equipe participe na validação de cada um dos processos em que o ERP está envolvido. Naturalmente, nesta fase é fundamental a formação do pessoal que estará em contato com o ERP, pois são eles que, desde o primeiro momento, devem ser capazes de tirar o máximo proveito. Este ponto também envolve uma mudança de mentalidade para que possam entender e aproveitar o potencial de desempenho de um ERP.

5.- Formação específica para o ERP

Apesar de que em vários momentos mencionamos a formação e o aconselhamento em relação à implementação do ERP em uma empresa, existe uma fase específica para isso. É esta quinta fase que poderíamos definir como de formação: trata-se de capacitar todas as equipes para que sejam capazes de dominar e aproveitar ao máximo o ERP.

Nesta fase a comunicação assume um papel essencial não apenas entre os diferentes membros de uma empresa, mas também com o próprio fornecedor do serviço ERP. Com essa comunicação, será possível compreender quais são os processos e funções que o sistema possui. Durante esta quinta fase, é fundamental estabelecer sistemas de práticas para que os trabalhadores possam verificar o progresso de seus conhecimentos.

6.- Consolidação da implementação do ERP

A última fase pode ser definida como de consolidação. Nela, o ERP está instalado na empresa e passa-se a verificar qual está sendo seu desempenho. É importante dizer que, apesar de ser a última fase de implementação, não é de forma alguma a última. Consiste, sim, na fase em que os diferentes usuários de um ERP o conhecem e manuseiam, e também na fase em que de forma contínua se vai melhorando a experiência que se tem do programa. Também se testa sua compatibilidade com outros programas como MRP. O objetivo final desta fase coincide com o do projeto de implementação de um ERP em geral: obter o máximo desempenho dele e contar com uma ferramenta global que melhore a eficiência empresarial.

É importante dizer que, embora estas sejam as fases de implementação de um ERP, o trabalho de instalá-lo não termina aqui. De fato, uma vez que todas as fases foram concluídas, resta a supervisão contínua do programa para ir introduzindo as melhorias e mudanças que sejam necessárias. Precisamente por ser uma ferramenta modular, um ERP admite mudanças e ampliações que de forma contínua reforçam seu potencial.

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